Examen de l鈥檈nsemble des sources de financement

Par souci d鈥檕ptimisation des fonds accessibles aux personnes 茅tudiantes, la premi猫re 茅tape recommand茅e consiste 脿 茅valuer toutes les sources de financement dont dispose votre unit茅. Types de financement possibles :

1. Revenus de dotation destin茅s exclusivement 脿 l鈥檕ctroi de bourses aux personnes 茅tudiantes. En g茅n茅ral, les fonds de type 2A 脿 2E sont utilis茅s pour les bourses et l鈥檃ide financi猫re.
2. Dons destin茅s exclusivement 脿 l鈥檕ctroi de bourses aux personnes 茅tudiantes.
3. Bourses de recherche d鈥檕rganismes externes (accord茅es directement 脿 la personne 茅tudiante par l鈥檕rganisme)
   • Combien de b茅n茅ficiaires touchent actuellement ces bourses?
   • Combien de nouveaux 茅tudiants et 茅tudiantes sont susceptibles de les obtenir?
4. Subventions et contrats de recherche des chercheurs principaux
   • Quel montant ces sources fourniront-elles?
5. Bourses institutionnelles g茅r茅es de mani猫re centralis茅e
6. Autres sources provenant d鈥檜ne facult茅 ou d鈥檜n d茅partement

Pr茅visions du financement disponible

Id茅alement, l鈥檈xercice de pr茅vision devrait 锚tre termin茅 au plus tard le 15 janvier pour l鈥檃nn茅e universitaire suivante. Ainsi, les unit茅s conna卯tront leur capacit茅 de financement pour l鈥檃ccueil de nouveaux 茅tudiants et 茅tudiantes en septembre.

1. Revenus de dotation : Une fois que la Tr茅sorerie aura confirm茅 le taux du Fonds commun de placement de 91丝瓜视频 (FCPM) pour le prochain exercice, il faudra produire un rapport en vue de d茅terminer les revenus qui seront disponibles.
2. Dons directs : Pour v茅rifier que les dons promis seront effectivement vers茅s, il faut toujours confirmer le budget de ces fonds aupr猫s de l鈥櫭﹒uipe du service apr猫s-don de l鈥檜nit茅 Avancement聽universitaire (UA).
3. Subventions et contrats de recherche des chercheurs principaux : Le budget de ces fonds doit 锚tre confirm茅 aupr猫s de la personne qui fournit le financement.

Une fois que le budget de tous les fonds a 茅t茅 茅tabli, examinez les modalit茅s afin de d茅terminer le nombre de bourses qui peuvent 锚tre accord茅es.

Exemple : Le revenu pr茅vu du fonds de financement 213456 de la bourse A (fonds de revenu disponible li茅 脿 une dotation) est de 5 641 $. Les modalit茅s de la bourse A indiquent que la bourse a une valeur de 5 000 $. Par cons茅quent, une bourse de 5 000 $ peut 锚tre accord茅e. Les 641 $ restants doivent 锚tre recapitalis茅s.

Exemple : Le revenu pr茅vu du fonds de financement 214321 de la bourse B (fonds de revenu disponible li茅 脿 une dotation) est de 18 942 $. Les modalit茅s de la bourse B indiquent que la valeur de la bourse est variable. Par cons茅quent, la totalit茅 du budget peut 锚tre attribu茅e en montants variables et sous forme de plusieurs bourses.

Exemple : Le revenu pr茅vu du fonds de financement 242326 de la bourse C (fonds de revenu disponible li茅 脿 une dotation) est de 14 500 $. Les modalit茅s de la bourse C indiquent que la valeur de la bourse est variable et qu鈥檌l ne peut y avoir plus de deux subventions. Par cons茅quent, la totalit茅 du budget peut 锚tre attribu茅e, en un maximum de deux bourses. Dans ces situations, le donateur s鈥檃ttend 脿 ce que les deux bourses aient une valeur relativement 茅gale.

Une fois l鈥檈xamen termin茅, 茅tablissez les montants budg茅taires r茅vis茅s pour tous les fonds. Communiquez les montants budg茅taires r茅vis茅s 脿 l鈥檃gent des bourses de recherche du D茅canat des 茅tudes sup茅rieures et postdoctorales afin que les budgets puissent 锚tre saisis dans le module Banner Student Aid (BSA). Cette 茅tape est n茅cessaire pour permettre aux unit茅s de nommer les b茅n茅ficiaires. Si le budget n鈥檃 pas 茅t茅 saisi dans le BSA, les unit茅s ne pourront pas nommer d鈥櫭﹖udiant pour une bourse.

Examen des engagements financiers

1. Avez-vous offert des programmes de financement pluriannuels aux 茅tudiantes et 茅tudiants qui renouvellent leur inscription?
2. Avez-vous offert des bourses de recherche renouvelables aux 茅tudiantes et 茅tudiants qui renouvellent leur inscription? Sont-ils admissibles au renouvellement?
   • Les 茅tudiants sont toujours admissibles au renouvellement, sauf s鈥檌ls :
     • ne r茅pondent plus aux crit猫res d鈥檃dmissibilit茅 pr茅vus dans les modalit茅s de la bourse;
     • n鈥檕btiennent plus de bons r茅sultats 脿 l鈥橴niversit茅;
     • re莽oivent un financement externe d鈥檜n montant qui les rend inadmissibles au renouvellement.
3. Quels engagements vous attendez-vous 脿 devoir respecter 脿 l鈥櫭ゞard des 茅tudiantes et 茅tudiants nouvellement admis?
   • Avez-vous une exigence minimale de financement pour les 茅tudiants nouvellement admis?
   • Combien d鈥櫭﹖udiantes et d鈥櫭﹖udiants nouvellement admis vous attendez-vous 脿 accueillir?
4. Quels engagements vous attendez-vous 脿 devoir respecter 脿 l鈥櫭ゞard des 茅tudiants et 茅tudiantes qui renouvellent leur inscription et dont la situation a chang茅 (c.-脿-d. qui ont re莽u du financement des trois conseils [CRSNG, CRSH, IRSC] ou provincial [FRQS, FQRNT, SC] au cours de leurs trois premi猫res ann茅es et qui, maintenant dans leur quatri猫me ann茅e, ont besoin d鈥檜ne autre source de financement)?

Respect des engagements financiers des ann茅es pr茅c茅dentes

Assurez-vous d鈥檃voir r茅serv茅 les fonds n茅cessaires pour toute offre de financement pluriannuel et toute bourse de recherche renouvelable.

Calcul des nouvelles offres

1. De nouvelles offres peuvent 锚tre faites aux nouveaux 茅tudiants et aux 茅tudiants qui renouvellent leur inscription. Elles doivent 锚tre conformes aux objectifs strat茅giques de l鈥檜nit茅 qui recrute. Les offres de financement peuvent optimiser les efforts de recrutement si elles sont faites en m锚me temps que l鈥檕ffre d鈥檃dmission.
2. Lorsque vous faites une offre de financement au moment de l鈥檕ffre d鈥檃dmission, il n鈥檈st pas n茅cessaire de pr茅ciser la composition du financement. 脌 ce stade, il suffit g茅n茅ralement de proposer une somme.
3. Lorsque vous faites une offre 脿 des 茅tudiantes et 茅tudiants nouvellement admis, tenez compte du fait que tous n鈥檃ccepteront pas l鈥檕ffre d鈥檃dmission et que, parmi ceux qui l鈥檃ccepteront, tous ne s鈥檌nscriront pas. Il sera important d鈥檃voir un plan pour redistribuer les fonds initialement allou茅s 脿 un 茅tudiant qui, en fin de compte, ne s鈥檌nscrit pas.
4. Une fois que l鈥櫭﹖udiant(e) a accept茅 l鈥檕ffre d鈥檃dmission et l鈥檕ffre de financement, le moment est venu de d茅terminer les d茅tails du financement.
   • Par exemple, l鈥櫭﹖udiante A s鈥檈st vu promettre 20 000 $ si elle venait 脿 91丝瓜视频 et 10 000 $ si elle venait 脿 91丝瓜视频 avec un financement externe d鈥檃u moins 20 000 $. Elle accepte l鈥檕ffre de l鈥橴niversit茅 et re莽oit 10 000 $ de financement, dont 2 000 $ proviennent d鈥檜ne subvention d鈥檜n professeur, 5 000 $ proviennent de fonds de dotation et 3 000 $ proviennent de fonds administr茅s de mani猫re centralis茅e.

Traitement des candidatures au financement

Paiements pour les bourses : Le financement qui n鈥檈st pas consid茅r茅 comme une r茅mun茅ration du travail n茅cessite le d茅p么t d鈥檜ne candidature dans Banner Student Aid (BSA). Cette d茅marche se fait 脿 l鈥檃ide du formulaire de traitement des bourses dans Minerva.

Suivi de l鈥檃ttribution des fonds

Il est important que l鈥檃ttribution des fonds soit suivie au sein du d茅partement pour s鈥檃ssurer que :

• tous les fonds soient d茅pens茅s;
• les personnes 茅tudiantes re莽oivent les fonds qui leur sont destin茅s;
• les sommes sont r茅cup茅r茅es en cas de cong茅.